Pluriva ERP – Proiecte

Managementul Proiectelor

• Proiecte pentru clienti si proiecte interne ale companiei. Organizati activitatea interna in proiecte, compuse din sarcini, subsarcini si activitati – plus documente financiare. Proiectele pot fi pentru clientii cu care aveti contracte in acest sens sau proiecte interne, in care beneficiarul proiectului este intern companiei.
• Categorii de proiecte. In functie de specificul activitatii clientului, se pot defini mai multe categorii de proiecte. Fiecare categorie permite definirea unui flux de lucru propriu, a unor stari, a unor activitati si a unor sarcini.
• Planificarea sarcinilor. Definiti, la initializarea unui proiect in sistemul ERP, care sunt sarcinile ce trebuie indeplinite pentru finalizarea proiectului, care sunt responsabilii pentru aceste sarcini, pana cand trebuie indeplinite si in ce buget de ore.
• Sarcini. Controlati indeplinirea proiectului prin alocarea de sarcini catre consultanti. Sarcinile au un responsabil, un termen limita si un buget de ore.
• Activitati. Pentru indeplinirea sarcinilor alocate, consultantii efectueaza si inregistreaza in sistem activitati efectuate.
• Raportarea activitatii zilnice pe proiecte. Prin introducerea de activitati in sistem, consultantii raporteaza zilnic sau cu frecventa stabilita de management ce au prestat pentru fiecare proiect.
• Termene depasite. Reduceti riscul depasirii termenului de finalizare a proiectelor si sarcinilor gratie sistemului de alerte prin email cu privire la apropierea termenului de indeplinire.
• Foaie de pontaj (Timesheet). Construiti in sistemul ERP timesheet-uri saptamanale, lunare sau pe proiect pe baza sarcinilor alocate si a activitatilor efectuate. Sumarul de activitați evidentiaza resursele si duratele de timp, astfel ca inregistrati cat s-a lucrat pe fiecare proiect si de catre cine.
• Prioritatea proiectelor. Impartiti proiectele in functie de gradul lor de prioritate. In momentul in care planificati angajatii sau echipele care sa se ocupe de proiectele in lucru, puteti alege ca proiectele cele mai importante sa fie gestionate de catre cei mai experimentati angajati.
• Angajati sau echipe de angajati. Proiectele, sarcinile si subsarcinile se pot aloca fie catre angajati, fie catre echipele de consultanti. Activitatile efectuate pentru indeplinirea sarcinilor sunt efectuate de catre angajati.
• Calendar. Obtineti perspectiva de ansamblu asupra proiectelor, sarcinilor si activitatilor cu ajutorul calendarelor. Acestea va ofera o viziune generala, usor de inteles dintr-o singura privire.
• Sarcini nealocate. Eliminati situatiile in care, in cadrul proiectelor, de anumite sarcini nu se ocupa nimeni, gratie sistemului de notificari si alerte cu privire la sarcini fara responsabil.
• Proceduri. Definiti proceduri de lucru in cadrul proiectelor, ce stabilesc modul standard de indeplinire a unor sarcini sau tipuri de sarcini: numar de ore consumate pentru acea sarcina, tipul de activitati si insiruirea lor. Sistemul ERP va permite sa urmariti in ce masura sunt respectate procedurile de catre consultanti.
• Documente atasate pe proiecte, sarcini si activitati. Administrati in mod centralizat documentele utilizate in managementul proiectelor. Sistemul ERP permite atasarea de documente, organizate pe versiuni si accesarea lor ulterioara de catre consultanti.
• Termene limita. Controlati indeplinirea la timp a sarcinilor din cadrul proiectelor, gratie sistemului de definire si de urmarire a respectarii termenelor limita.
• Responsabilii de proiect. Alocati proiectele persoanelor care sunt responsabile de indeplinirea lor. Aceasta persoana va primi prin email notificari si alerte cu privire la sarcinile si activitatile din cadrul proiectelor.
• Resurse alocate. Definiti, la initializarea unui proiect, resursele ce vor fi utilizate la realizarea proiectului – conform planificarii. Resursele pot fi interne sau externe, in cazul in care externalizati o parte din activitatile desfasurate in cadrul proiectului. Sistemul ERP va permite sa urmariti in ce masura resursele utilizate respecta planificarea initiala.
• Aprobari. Controlati fluxurile de aprobari si validari ale activitatilor introduse pe proiecte. Decideti cine trebuie sa aprobe activitati pentru ce consultanti si care sunt tipurile de activitati pentru care este necesara validarea. Fluxul de aprobari este integrat cu sistemul de email astfel ca managerii vor fi notificati in inbox cu privire la activitatile pe care trebuie sa le valideze.
• Tipuri de activitati. Definiti tipurile posibile de activitati introduse de catre angajati in cadrul proiectelor. Suplimentar, puteti defini activitati de tip „idle-time” invoiri sau concedii.
• Program de lucru. Definiti programul de lucru al consultantilor pe proiecte: cate ore lucreaza pe zi (norma) si cate zile pe saptamana. La planificarea proiectelor, sistemul ERP tine cont de aceste informatii la calcului gradului de incarcare pe proiecte.
• Resurse externe – subcontractate. Controlati sarcinile alocate catre consultantii externi si urmariti activitatile efectuate de catre acestia. Sistemul ERP permite sa definiti si sa utilizati resursele externe in cadrul proiectelor. Consultantii externi pot primi si ei utilizatori in sistem pentru a introduce activitati.
• Etape proiect. Impartiti tipurile de proiecte in etape ce trebuie parcurse pentru finalizarea cu succes a proiectului. Sabloanele de etape pe proiect pot fi incarcate in momentul in care definiti in sistemul ERP un nou proiect.
• Milestone-uri. Evidentiati termenele limita partiale ale proiectului, de tip milestone-uri ce trebuiesc indeplinite in anumite momente cheie.

Urmarirea cheltuielilor si veniturilor pe proiecte

• Inregistrarea cheltuielilor si a veniturilor pe proiecte. Automatizati inregistrarea cheltuielilor si veniturilor pe proiecte – necesara pentru calculul de profitabilitate. La adaugarea unui document financiar in sistemul ERP, alegeti clientul si proiectul corespunzator.
• Bugetul proiectului. La adaugarea unui proiect nou, alocati bugetul financiar al acestuia, alaturi de numarul de ore necesare. Pe masura ce adaugati activitati si inregistrati cheltuieli si venituri, veti beneficia de rapoarte de buget de tip Realizat vs. Planificat.
• Profitabilitatea proiectelor. Prin alocarea de costuri directe si indirecte aferente resurselor consumate in cadrul unui proiect, cu repartizare pe activitati prestate si pe proiecte, generati raportul in timp real privind profitabilitatea proiectelor precum si marja acestora.
• Costul pe ora al consultantilor de proiect. Definiti costul pe ora al resurselor interne si externe ce lucreaza in cadrul proiectelor. Inregistrati, prin adaugarea de activitati efectuate, cat s-a lucrat pe fiecare proiect si de catre cine, astfel incat costul proiectelor poate fi calculat automat din numarul de ore X costul pe ora.
• Validarea costurilor. Implementati fluxuri de validare a cheltuielilor pe proiecte. Definiti care sunt managerii ce trebuie sa aprobe cheltuielile si care sunt tipurile de cheltuieli ce necesita validare.
• Integrat cu vanzarile, achizitiile si salarizarea. Modulul Proiecte este integrat cu modulele Vanzari, Cumparari si Salarizare ale sistemului ERP. Prin activarea dimensiunii de proiect la introducere unui document de vanzare sau cumparare, puteti selecta pentru ce proiect este acel document. Integrarea cu modulul de Salarizare asigura preluarea automata a informatiilor despre costul cu resursele umane in modulul proiecte.
• Repartizare costuri indirecte pe proiecte. Pe langa costurile cu forta de munca si cu achizitiile directe pe produse, sistemul ERP va permite alocarea costurilor indirecte pe proiecte. Aceasta alocare se face pe baza unor reguli configurabile la nivel de cost.
• Controlul costurilor pe proiecte. Beneficiati de notificarile si alertele sistemului ERP la depasirea unor parametri din proiect – la scaderea profitabilitatii proiectului sub marja, la depasirea cheltuielilor planificate si la intarzierea finalizarii unor faze de proiect.